7 pasi pentru o comunicare telefonica eficienta

Multi oameni se tem de telefon pentru ca nu stiu cum sa il foloseasca eficient. Altii, din contra, insista sa il foloseasca desi interlocutorii lor se simt de multe ori de-a dreptul agresati de apelurile lor. Ce anume face distinctia intre o convorbire telefonica eficienta si o palavrageala enervanta si inutila?

1. Planifica-ti din timp ce vrei sa discuti! Nimic nu e mai rau decat sa suni a doua oara pentru ca ai uitat ca mai aveai ceva sa ii spui interlocutorului. De aceea e bine sa ne notam ce anume vrem sa si comunicam interlocutorului.
2. Spune-i de la inceput interlocutorului de ce ai sunat. Acest lucru e cu atat mai important cu cat interlocutorul e genul de persoana vorbareata. In felul acesta poti reveni mereu la obiectivele enuntate si poti controla mai eficient comunicarea.
3. Urmareste-ti obiectivele stabilite. Nu devia foarte mult de la subiect! Poti sa faci o gluma, sa asculti ce iti spune interlocutorul, dar revino la obiectivele stabilite si ai grija sa le atingi pe toate!
4. Asculta-ti cu atentie interlocutorul, dar nu il lasa si devieze prea mult de la subiect. Cand simti ca lucrurile o iau intr-o directie nedorita, astepta pana cand interlocutorul ia o pauza de respiratie si revino la subiectul care te intereseaz?.
5. Fii politicos! Cand suni trebuie si te prezinti cat mai clar. Daca reprezinti o firma, spune mai intai numele acesteia si apoi numele tau. Intreaba-ti interlocutorul daca poate vorbi. Nimic nu e mai frustrant decat sa nu stii cu cine vorbesti sau sa fii intrerupt dintr-o activitate importanta si celalalt sa insiste sa iti vorbeasca. O astfel de convorbire sfarseste prost indiferent de motivul pentru care ai sunat!
6. Foloseste o comunicare cat mai variata. Cum nu poti folosi deloc comunicarea nonverbala la telefon, e important sa iti pregatesti mereu un mesaj simplu, clar si direct si sa il sustii cu ajutorul unor mici trucuri vocale. Nu lasa tonul vocii sa curga monoton si foloseste un ritm variat, alternand replicile rapide cu cele mai lente, accentuand cuvintele care si se par importante pentru a fi retinute de interlocutor. In felul acesta si vei mentine treaza atentia celuilalt si vei putea sa ii transmiti mesajul dorit.
7. Inchide cand ai spus ca inchizi! Daca i-ai spus interlocutorului ca ai nevoie de 5 minute, nu abuza de bunavointa sa. Spune-i ce ai de spus si, eventual, cere-i sa iti spuna cand poti reveni sa discutati mai pe larg. Iar daca ai spus ca inchizi, atunci nu mai relua convorbirea si inchide!
Telefonul e un simplu mijloc de comunicare. Dar el poate deveni un instrument foarte eficient daca este folosit cu inteligenta si respectand acesti pasi simpli. In felul acesta vom putea controla comunicarea si vom reusi sa transmitem mesajele dorite.

http://bigprtips.wordpress.com/2010/10/11/7-pasi-pentru-o-comunicare-telefonica-eficienta/