Modalitati de calcul al bugetelor unei companii. Master Budget

Constrangerile inregistrate la nivelul pietei afecteaza puternic companiile, fie ca este vorba de constrangeri provenite din intensificarea competitiei la nivelul pietei specifice, fie ca este vorba de inrautatirea conditiilor mediului de afaceri, a conditiilor macroeconomice. Raspunsul companiilor la aceste modificari este de a mari gradul de monitorizare si control al afacerii. Printre primele masuri care pot fi realizate se afla constructia de bugete, dezvoltarea in mai mare detaliu a bugetelor construite in mod uzual sau adaptarea acestora la nevoile aflate deja in schimbare.

Modalitatile de constructie a bugetelor difera considerabil la nivelul companiilor din Romania. Astfel, companiile cu experienta semnificativa in domeniu, cu o cultura organizationala dezvoltata puternic in timp utilizeaza deja metode complexe de bugetare, adaptate specificului de industrie si/sau companie. In aceasta categorie intalnim frecvent numele marilor companii multinationale, numele companiilor cu experienta internationala. Cea de-a doua categorie este reprezentata de companiile locale, care s-au dezvoltat de la o idee de afaceri si care nu au beneficiat de externalitatile care au loc in cadrul companiilor mari. Aceste companii nu beneficiaza de existenta unor modele construite special pentru profilul companiei si testate deja in conditii asemanatoare.

Tipurile de bugete construite in mod traditional in acest tip de companie sunt bugetele realizate pe baza si pentru situatiile financiare pe care compania le va construi la sfarsitul perioadei fiscale (bugetul de bilant – balance sheet, bilantul contului de profit si pierdere…). Aceste bugete sunt dezvoltate pentru a conferi o imagine referitor la evolutia companiei in comparatie cu estimarile si asteptarile managementului in aceasta privinta. Totusi, acest tip de bugete ofera doar o imagine statica si aduce doar un raspuns simplu, de tipul „da sau nu” la intrebarea: Compania a atins asteptarile? De asemenea, in foarte mare parte, aceste bugete sunt construite in legatura directa cu asteptarile privind parcursul activitatii si nu cu obiectivele setate pentru companie. In conditiile in care asteptarile privind evolutia companiei nu sunt exprimate in obiective clar statuate, iar acestea nu sunt incadrate in dezvoltarea bugetelor, raspunsurile primite in urma analizei de eficienta a companiei, a analizei de verificare a indeplinirii valorilor prognozate si bugetate sunt foarte simple si nu confera valoare adaugata procesului de bugetare. O imagine mai buna este data prin analiza bugetului contului de profit si pierdere, dar nici aceasta, luata izolat, nu poate oferi raspunsuri in legatura cu cauzele care au condus la rezultatele observate prin analiza. Pentru identificarea cauzelor este necesara o analiza mai in profunzime sau de constructia initiala a unui sistem complex de bugete.

Procesul de bugetare

Prin stabilirea procesului de bugetare este stabilita, de fapt, metoda de constructie a bugetelor. Astfel, bugetele pot fi construite prin abordarea de sus in jos – „top-down” -, care presupune traducerea asteptarilor privind evolutia companiei in obiective strategice, care sunt transferate la nivel de departament/functie in obiective specifice si pe baza carora vor fi construite bugetele. Cea de-a doua abordare este de tipul de jos in sus – „bottom-up” – si presupune intelegerea nevoilor la nivel de departament/functie, traducerea acestor nevoi in bugete specifice si agregarea/integrarea acestor bugete la nivel de companie intr-un buget general – Master Budget.

[img=632][/img]

Tinand cont de industrie, la nivelul companiilor locale de pe piata din Romania, cea mai rapida abordare privind constructia bugetului este cea pornind de sus in jos.

Tehnici de bugetare

Din momentul in care este stabilita abordarea de constructie a bugetului si sunt identificate obiectivele sau nevoile companiei, dupa caz, urmeaza realizarea corelatiei intre acestea si nevoile, respectiv obiectivele companiei. Pentru aceasta si pentru realizarea efectiva a bugetului, trebuie sa fie identificata si tehnica de utilizat in bugetare.

La nivel mondial au devenit populare mai multe tehnici de bugetare:

1. Incremental budget:
* Bugetul planificat in baza cifrelor din anul anterior, cu modificari ghidate de factori cum ar fi inflatia, cresterea salariilor, evolutia pietei, etc.
* Este practicat mai ales de guverne, criticat fiind pentru ca este in contradictie cu principiul planificarii unui buget, care presupune anticiparea obiectivelor din viitor

2. Zero-based budget:
* Bugetul porneste de la 0 pentru fiecare element bugetat si pentru fiecare departament in fiecare an si incearca sa justifice fiecare ban cheltuit.
* Este util pentru ca presupune ca numai proiectele eficiente (cost/benficii) supravietuiesc. Pe de alta parte, documentarea presupune efort, deci costuri mult prea mari.

3. Kaizen budget:
* Presupune o abordare bazata pe perfectionare si incorporarea tuturor schimbarilor ce parvin din aceasta perfectionare in buget. Kaizen este un termen imprumutat de la japonezi (Kai = change; zen = good).
* Incurajeaza analiza performantei si economisirile.

4. Activity based budget:
* Bugetul planificat pe baza activitatilor se focuseaza pe costurile activitatilor sau driverii costurilor necesari pentru productie si vanzari.
* Obiectivul bugetar in acest caz trebuie sa fie provocator dar si accesibil (daca obiectivul este prea dificil, angajatii vor fi demotivati si descurajati in ceea ce priveste obtinerea lui; in caz contrar nu sunt motivati suficient pentru a il realiza).

In mod traditional in Romania este utilizata tehnica „Incremental budget” de bugetare. Este o tehnica de bugetare usor de inteles si implementat si se bazeaza pe valori deja inregistrate de catre companie, lasand putin loc erorilor de probabilitate.

Conceptul de Master Budget

Conceptul de Master Budget face referire la bugetul general al unei companii, la forma agregata de prezentare a bugetarii realizate pe toate activitatile companiei. Avantajul principal al realizarii unui astfel de buget consta in faptul ca acesta poate oferi o imagine completa, de ansamblu, a activitatii companiei, iar la finalul perioadei de raportare, in momentul in care va fi realizata analiza valorilor realizate in contrast cu valorile bugetate, va oferi raspunsuri concrete si de detaliu privind eventualele diferente intalnite.

Un Master Budget clasic, realizat pentru o companie de productie, arata in felul urmator:

[img=633][/img]

Acest tip de buget este construit pronind de la bugetul de vanzari, realizat pe baza obiectivelor de vanzari. Din bugetul de vanzari si informatiile referitoare la produsele finite aflate in stoc la inceputul perioadei, va rezulta necesarul de productie. Bugetarea cheltuielilor implicate direct (materiale, personal) sau indirect (utilitati) de necesarul de productie va fi incadrata, ulterior, in bugetul de productie. Pornind de la aceste bugete si de la bugetul privind cheltuielile administrative, va fi construit bugetul de lichiditati necesare si vor fi generate bugetele pe situatii financiare.

Pentru o companie de retail, Master Budget va arata in felul urmator:

[img=634][/img]

Un pas in plus fata de constructia bugetelor, fata de constructia estimarilor initiale este reprezentat de actualizarea continua a acestora. Astfel, in momentul in care intervin modificari pe piata specifica cu impact considerabil asupra veniturilor si/sau a cheltuielilor, acestea pot fi observate si luate in considerare pentru planificarea activitatilor si asigurarea profitabilitatii. De asemenea, la sfarsitul perioadei de referinta, poate fi conturat bugetul flexibil, care presupune refacerea intregului buget in baza veniturilor realizate, permitand identificarea facila a deviatiilor si evitarea in viitor a erorilor din trecut. Acest buget poate fi utilizat pentru verificarea acuratetii de estimare a cheltuielilor atat ca structura, cat si ca valoare, dar si pentru identificarea cauzelor de neindeplinire a estimarilor initiale.

Consultantii Ensight Management Consulting au dezvoltat si implementat, in diverse industrii si companii, atat strategii de identificare si crestere a performantei in cadrul unei companii, de setare de obiective cat si metode de bugetare si control sau instrumente de optimizare a fluxului de numerar aferent activitatilor unei companii.

Flavia Matei
Consultant
Ensight Management Consulting