Cariere

Cum pacalesti timpul daca nu ai o bagheta magica: 4 lucruri care te ajuta sa-ti organizezi mai bine fiecare zi

08 Sep, 00:03 • karina.popescu
Corporatisti sau nu, cu totii ne dorim din cand in cand sa avem o bagheta magica. Ea ne-ar ajuta sa jonglam cu timpul nostru, astfel incat sa ne ajunga cele 24 de ore ale zilei. Pentru ca am ajuns sa pretuim mai mult o organizare optima a timpului, decat gandul ca am realizat tot ce ne-am propus. Degeaba am bifat toate lucrurile pe plan profesional, daca asta a insemnat sacrificarea vietii personale. Deci, cum putem fructifica fiecare zi?
Cum pacalesti timpul daca nu ai o bagheta magica: 4 lucruri care te ajuta sa-ti organizezi mai bine fiecare zi

„Fiecare dintre noi cred ca ne-am dorit la un moment dat o
bagheta magica cu
ajutorul careia sa putem influenta timpul. Uneori ne dorim
ca minutele sa
treaca mai repede, alteori visam sa ramanem intr-un moment
preferat la
nesfarsit. Experienta mi-a demonstrat ca nu exista trucuri
pentru a pacali
timpul si in final totul se rezuma la cat de bine reusim sa
fructificam cele
24 de ore pe care le avem la dispozitie”, spune Mihai
Arghire (foto), tanarul antreprenor care conduce compania de training si consultanta
Brightway. 

[img=5453][/img]El crede ca un management al timpului eficient este strans
legat de nivelul de
fericire pe care fiecare dintre noi il resimte la finalul
unei zile.

„Degeaba am fost punctual, organizat si am realizat
multe sarcini, daca nu am facut
acele lucruri care conteaza cu adevarat in viata mea, atat
din punct de
vedere profesional cat si personal”, mai spune Arghire.

Oficialul Brightway a oferit cititorilor DailyBusiness.ro o
schema de organizare a timpului care poate avea rezultate la oricine, inserand
si exemple cu care s-a confruntat personal:

1. Perspectiva asupra timpului

Un prim factor
important care ne influenteaza rezultatele este chiar perspectiva noastra
asupra timpului. Spre exemplu, este bine sa invatam din greseli, dar daca
ramanem agatati intr-un eveniment negativ din trecut, putem foarte usor sa ne
pierdem curajul si increderea in propriile forte si incepem sa consumam foarte
mult
timp inainte de a incepe o actiune de teama sa nu gresim
ceva. Cu alte
cuvinte devenim ineficienti.

Sau, pe de alta parte, este fantastic sa traim clipa, dar
daca ne ghidam viata numai prin prisma acestei paradigme s-ar putea sa ajungem
la un moment in care sa simtim un gol interior si sa avem impresia ca lucrurile
importante trec pe langa noi si nu folosim asa cum ar trebui cele 24 de ore.

Am intalnit de asemenea foarte multe persoane orientate
catre rezultatele pe care vor sa le obtina in viitor, dar care mereu asteptau
ceva si traiau o stare permanenta de nemultumire, crezand intotdeauna ca vor
fericite nu acum, ci abia dupa ce vor indeplini un set de actiuni. Asadar, este foarte important sa existe un echilibru intre
trecut, prezent si
viitorul pe care dorim sa-l construim. 

2. Agenda 

Un alt instrument care ne ajuta sa avem succes pe orice plan
al vietii este agenda. Stiu ca poate suna ca un cliseu, insa in momentul de fata,
80% din persoanele cu care iau contact nu utilizeaza asa cum ar trebui o
agenda. 

Fiecare dintre cei pe care ii intreb „de ce?” imi
marturiseste ca a folosit la un moment dat un instrument de organizare a
timpului, dar din anumite motive a ajuns sa il abandoneze, considerandu-l
inutil. Cele mai frecvente raspunsuri sunt: „degeaba imi fac programul,
oricum apar lucruri neprevazute care imi dau totul peste cap”, „pierd
prea mult timp facandu-mi agenda”, „n-am nevoie, am o memorie foarte
buna”. 

Personal, cred ca esecul multor persoane atunci cand isi fac
o agenda
pleaca de la setarea unui buget de timp disproportionat. Din
dorinta de a
face foarte multe lucruri, atunci cand facem planificarea
unei zile ne
stabilim un set ambitios de activitati pentru a doua zi. 

[quote=]Ar trebui sa planificam doar 60-70% din timpul pe care il avem, restul sa-l lasam neocupat pentru ca va aparea cu siguranta ceva neprevazut[/quote]

Problema este ca, insumand durata reala de executie a
fiecarei sarcini, ajungem la un timp care in multe cazuri depaseste 12 ore. De
aceea, la finalul zilei constatam
ca am avut o prioritizare deficitara si ca au ramas multe
activitati nerealizate, fapt care produce dezamagire.

In plus, intotdeauna va aparea ceva neprevazut. Daca vom
ocupa cele 8-9 ore
de lucru in totalitate, chiar si calculand corect durata
fiecarei activitati, tot vom ajunge in situatia in care agenda ne va incurca
mai mult decat ne va fi de folos. Scopul agendei este sa ne ofere mai mult
control
asupra programului zilnic si sa ne ajute sa realizam
activitatile cu
adevarat importante. De aceea ar trebui sa planificam doar
60-70% din timpul
pe care il avem, restul sa-l lasam neocupat pentru ca va
aparea cu siguranta
ceva neprevazut. 

3. Obiceiuri bune 

Desi iubim creativitatea, creierul functioneaza intr-o
mare parte pe baza rutinelor si a obiceiurilor. Daca acestea
nu ar exista,
ar fi aproape imposibil sa functionam. Imaginati-va cum ar
fi ca atunci cand
ne urcam in masina, pedalele si toate instrumentele de bord
sa fie aranjate
de fiecare data altfel. Cel mai probabil ar fi un chin.

Este foarte important sa ne analizam propriul mod de lucru
si sa descoperim atat obiceiurile pozitive, cat si cele cu impact negativ. Cu
cat un obicei este mai vechi, cu
atat el este mai adanc inradacinat in mecanismele noastre
cognitive, deci
mai greu de schimbat. Orice schimbare este o provocare insa,
odata ce
deprindem obiceiuri sanatoase, activitatile realizate nu vor
mai fi o povara,
ci vor deveni o normalitate.

[quote=]Cu cat un obicei este mai vechi, cu atat el este mai adanc inradacinat in mecanismele noastre cognitive[/quote]

Iata cateva exemple de obiceiuri care pe mine m-au ajutat sa
fiu mai productiv: trezitul de dimineata inaintea celorlalti, inceperea zilei
de lucru cu cea mai importanta sarcina din acea zi, mentinerea unui spatiu de
lucru ordonat si bine organizat, ignorarea sarcinilor marunte, neimportante si
mai putin urgente, care sunt numeroase si nu se termina niciodata. 

4. Gestionarea intreruperilor

Intreruperile au un impact major in productivitatea unei
persoane. Atunci cand realizam o activitate complexa, intram pe fiecare minut
ce trece intr-o stare de concentrare. Ca un atlet pe o pista de concurs, cu
fiecare pas inainte, mintea este din ce in ce mai conectata la activitatea pe
care o realizam. La fel cum atletul nu poate
ajunge dintr-un pas la distanta de 800 de metri, mintea nu
poate ajunge la
starea optima de lucru dupa cateva secunde. 

Uneori, pentru a atinge concentrarea maxima sunt necesare
minute bune. O intrerupere poate fi un coleg ce deschide usa biroului si ne
bate pe umar, un apel telefonic ori pur si simplu un e-mail pe care il vedem ca
intra in inbox si de curiozitate il deschidem. Omul este o fire curioasa, iar
acel „bling” care anunta un nou e-mail care a intrat in inbox
reprezinta in 99% dintre cazuri o tentatie prea mare pentru
noi pentru a ne abtine sa deschidem si sa citim acel e-mail.
De multe ori,
astfel de mesaje nu anunta lucruri importante si puteau
foarte bine sa fie
citite peste cateva ore. Mai ales atunci cand suntem
concentrati si realizam
activitati importante, mesajele pot reprezenta o intrerupere
care ne distrage
de la realizarea acelei activitati.  

[quote=]Nu e-mail-ul ne controleaza activitatea, ci noi alegem un moment oportun in care putem citi e-mailurile pentru a fi eficienti[/quote]

Primul lucru pe care il recomand este verificarea manuala a
e-mailului la un interval potrivit domeniului de activitate in care activam. In
acest fel, nu e-mail-ul ne controleaza activitatea, ci noi alegem un moment
oportun in care putem citi e-mailurile pentru a fi eficienti. 

In al doilea rand, am vazut multe cazuri in care e-mailurile
nu sunt
structurate pe foldere si exista mii de mesaje in inbox.
Inchipuiti-va,
chiar si cu optiunea de cautare, cat de dificil este sa
gasesti un e-mail
receptionat acum cativa ani, cu un subiect pe care nu ti-l
mai aduci aminte
exact. Este foarte important ca mesajele sa fie structurate
pe domenii, dupa
o logica foarte bine definita si inbox-ul sa ramana gol. 

De multe ori, intreruperea reseteaza toti pasii concentrarii
si mintea noastra ajunge precum atletul de pe pista de alergare din nou la
linia de start, care are nevoie de o perioada de timp pentru a reveni la concentrarea
necesara finalizarii cursei. Un sistem intern de tip „semafor”, care
avertizeaza colegii cand esti disponibil si cand ai treaba, poate elimina multe
din intreruperi, bineinteles corelat cu o optimizare a fluxului de lucru intern.

Citeste si Workaholic cu acte. Cum au devenit corporatiile singurul
teren stabil din viata ta