Care-i treaba cu PR-ul?

Lucrez intr-o agentie de publicitate. Nimic iesit din comun. Odata cu venirea mea in agentie s-a creat loc in organigrama si pentru un departament de PR de sine statator. Nici asta nu mi se pare foarte inedit. Nu cred ca este primul sau ultimul caz in care se face PR intr-o companie fara sa fie pozitionat ca atare, separat de marketing, strategie sau BTL. Insa ce m-a frapat pe mine odata cu acest nou inceput a fost de la cate persoane – colegi sau cunostinte care lucrau in domeniul comunicarii – am primit intrebarea „Si de fapt ce faci?”. Si de aici a pornit demersul de fata.

Toata lumea recunoaste ca o companie are nevoie de PR, ca trebuie sa ajungi la categoriile tale de public si prin relatii publice dar in fond multi nu prea inteleg cu ce se mananca aceasta specie „ciudata” a comunicarii. Probabil ca esenta acestei probleme rezida in faptul ca foarte mult timp PR-ul nu a existat de sine statator in cadrul companiilor si era integrat activitatii de marketing, care la randul ei era de multe ori subordonata celei de vanzare. Intre timp activitatile s-au separat dar a ramas neclaritatea legata de specificul activitatii omului de PR.

Ce face colegul tau de la PR toata ziua si de ce?

Rolul omului de PR, foarte pe scurt, este sa mentina un dialog constant cu categoriile de public ale organizatiei tale, sa le „vanda” daca vreti informatii despre ceea ce esti si ceea ce faci. Si sa ofere aceste informatii in „ambalaje” dedicate fiecarui public in parte, astfel incat ceea ce le spune sa fie relevant pentru ei si sa le mentina activ interesul. Specialistul in relatii publice trebuie sa stie sa asculte, la randul sau, aceste categorii de public, ca sa le inteleaga nevoile si sa stie cum sa le iasa in intampinare.Trebuie sa inteleaga foarte bine cum functioneaza compania (de aceea iti pune multe intrebari) ca sa poata oferi la randul sau informatii corecte, atunci cand ii sunt solicitate.

Bine-bine, si concret cu ce se ocupa?

In cadrul organizatiei, se ocupa de tot ceea ce tine de comunicarea interna, de informarea si activarea membrilor echipei atunci cand apar schimbari in cadrul organizatiei sau cand sunt derulate proiecte care necesita implicarea tuturor. Tot el sau ea trebuie sa se ocupe de evenimentele interne ale companiei (de la petreceri pana la cursuri, training-uri sau programe de team-building sau team-working), sa sesizeze atunci cand este nevoie de ele, sa identifice obiectivele care trebuie urmarite si sa coordoneze implementarea lor.

Specialistul in relatii publice este, in plus, persoana care trebuie sa pregateasca si sa instruiasca membrii companiei pentru sustinerea unor prezentari in cadrul unor evenimente la care participa organizatia. Acest aspect include redactarea sau verificarea prezentarilor in sine dar si oferirea unor sfaturi practice legate de modul de sustinere persoanei care va face efectiv prezentarea cu pricina.

In cazul in care organizatia se confrunta cu o criza de imagine, tot specialistul in relatii publice este cel care trebuie sa intre in scena. El trebuie sa aiba un plan de gestionare a crizei pe care trebuie sa il puna in aplicare pentru a rezolva problema aparuta. Este recomandat ca acest plan sa fie macar schitat inainte de producerea efectiva a crizei iar membrii organizatiei care vor avea un rol in aplicarea acestuia sa il cunoasca si sa fie instruiti in prealabil de catre specialistul in PR cum sa reactioneze in astfel de situatii.

Pe plan extern, omul de PR trebuie sa creeze si sa intretina relatii cu toate categoriile de public ale organizatiei. Si face acest lucru prin a fi mereu deschis intalnirilor cu reprezentanti ale acestora, fie ca sunt jurnalisti, clienti, furnizori sau orice alta categorie de parteneri de afaceri. De multe ori, este chiar specialistul in relatii publice cel care cauta sau solicita aceste intalniri, din dorinta de a crea sau mentine o relatie si pentru a-si cunoaste astfel cat mai bine targetul. El trebuie sa fie deschis catre solicitarile venite din partea categoriilor de public ale organizatiei si pregatit sa le ofere informatii corecte si relevante.

O alta parte importanta a activitatii specialistului in relatii publice este pregatirea si redactarea materialelor specifice de PR: comunicate de presa, mape de presa, articole, advertoriale, care trebuie sa contina informatii relevante pentru publicul vizat. Si tot omul de PR este cel care se ocupa de organizarea conferintelor de presa sau a evenimentelor dedicate partenerilor companiei, pentru fidelizare sau informare.

Specialistul in Relatii Publice, alaturi de alti membri importanti ai organizatiei, este imaginea companiei in relatia cu publicul sau, atat interne cat si externe si trebuie sa o cunoasca foarte bine pentru a transmite mesaje coerente si relevante.

Si nu in ultimul rand, o mare parte a activitatii omului de PR este dedicata unui proces continuu de invatare, atat in ceea ce priveste compania pentru care lucreaza, publicul cu care interactioneaza cat si meseria pe care o practica.

Asa ca data viitoare cand o sa va mai intrebati de ce colegul de la PR vorbeste la doua telefoane de-o data, e plecat la intalniri jumatate de zi si cand se intoarce la birou scrie de zor si nu aude ce se intampla in jurul lui, o sa va puteti da seama ce anume face si de ce.