Cum organizez un eveniment corporate?

Spre deosebire de alte tipuri de evenimente, intalnirile corporate urmeaza alte reguli in ceea ce priveste organizarea. Un astfel de eveniment tine in primul rand cont de cultura organizationala a respectivei companii. Prin urmare, prima regula in organizarea unui eveniment pentru firma este sa aflati cat mai multe detalii despre compania pentru care se organizeaza evenimentul.

Iata cateva intrebari la care trebuie sa aflati raspunsul inainte de a face demersurile de organizare:
1. Tema evenimentului. Ce mesaj se doreste a fi transmis prin acest eveniment?
2. Cate persoane participa la eveniment? Cine sunt aceste persoane? (functie, atributii, departamentul din care fac parte, varsta, sex)
3. Cine participa din conducerea companiei?
4. Ce buget avem?
Pentru fiecare dintre aceste intrebari veti gasi raspunsuri care va vor ajuta sa definiti planul de actiune in pregatirea evenimentului. Iata un scenariu pe care il puteti face in functie de raspunsurile primite :

1.Tema evenimentului

– Este vorba de implinirea a 10 ani de la infiintarea companiei. Mesajul transmis : Suntem o companie serioasa, solida, cu o prezenta constanta pe piata. Este vorba de un eveniment EXTERN, la care trebuie invitati parteneri, furnizori, autoritati locale si presa.

– Este o petrecere de firma, de Craciun. Mesajul transmis: dorim imbunatatirea comunicarii interne. Este vorba de un eveniment INTERN. Nu este necesara mediatizarea sa iar decizia de a invita si alte persoane in afara de angajati apartine clientului.

2. Cate persoane participa?

– Elaborarea listei de invitati trebuie stabilita si confirmata inainte de a incepe elaborarea bugetului si a detaliilor legate de organizare. Prin urmare, dupa stabilirea persoanelor care vor participa trebuie sa va luati minim o saptamana pentru transmiterea invitatiilor si asteptarea confirmarilor in scris. PRTIPS: Veti avea surpriza ca nu toti cei care confirma sa fie prezenti la eveniment. De aceea este indicat sa aveti la voi o lista de persoane confirmate si telefoane de contact.

– Tipologia invitatilor va va ajuta sa decideti si celelalte aspecte ale organizarii evenimentului cum ar fi locatia, decorul, tipul de entertainment folosit sau materialele promotionale oferite cadou.

3. SEFII au un statut aparte in organizarea unui eveniment corporate. Fie ca e vorba de o simpla conferinta de prezentare a produsului sau o petrecere informala, seful trebuie pozitionat corect in mijlocul invitatilor sau al angajatilor. Daca este vorba de o conferinta, seful va fi moderatorul conferintei iar daca vorbim de un eveniment informal el va avea rolul de anfitrion. Seful trebuie sa spuna intotdeauna cateva cuvinte introductive si sa fie mereu in contact cu cei prezenti.

Ca organizator al evenimentului sarcina voastra este sa nu-l lasati pe sef sa se ocupe de lucrurile care cad in sarcina voastra.
Daca sunt probleme de organizare, cum ar fi cateringul sau asezarea la mese, invitatii trebuie sa va recunoasca pe voi ca persoana de contact inca de la intrare, evitand astfel situatii neplacute in care seful este asaltat cu intrebari sau nemultumiri legate de organizare.

PRTIPS: La primirea invitatilor veti fi cel care va comunica fiecarui invitat in parte ca va ocupati de organizare si sunteti persoana de contact in orice circumstanta legata de bunul mers al evenimentului.

4.Ce buget avem?

– Acum ca ati stabilit numarul de invitati, locatia, numarul de cadouri oferite, decorul salii, aveti aproape toate datele pentru a face un buget realist. Dar atentie la detalii! Un buget este mereu supus incercarilor de ultima ora. Daca aveti un buget care trebuie aprobat, faceti o estimare rotunjita in plus a costurilor pentru a nu fi nevoiti sa cereti bani in plus. Ganditi-va inca o data cum se va desfasura evenimentul pas cu pas si daca acest lucru necesita bani. Exemplu: decontarea taxiurilor pentru anumiti invitati, cazare la hotel, adaugarea unor microfoane in plus in timpul conferintei, etc.

– Bugetul trebuie sa includa in linii mari urmatoarele servicii: Chiria salii, catering, decor sala, sonorizare (daca este cazul), materiale promotionale, cazarea invitatilor (daca este cazul), transportul acestora.

Ultimele detalii:

Un eveniment reusit se pregateste cu o seara inainte. Nu asteptati ziua evenimentului pentru a pune la punct detaliile. Cu o seara inainte verificati inca o data sala, decorul, faceti ultimele confirmari pentru invitati si pentru catering. Daca invitatii au prezentari in power point sau filme de prezentare verificati-le pe ecranul din sala pentru a nu avea surprize.

Organizati welcomedesk-urile pentru a nu crea confuzie intre participanti. Fie ca e vorba de hostess sau colegi care se ocupa impreuna cu voi de organizare, totul trebuie stabilit pana la cel mai mic detaliu. Ei vor avea listele cu invitati in fata si vor putea tine evidenta participantilor in fiecare moment.

In ziua evenimentului munca de organizator a fost facuta in proportie de 90%. Ramane doar sa culegeti roadele bunei organizari de pana atunci. Primirea invitatilor, asezarea lor in sala, desfasurarea programului, pauzele de cafea sau cateringul, totul trebuie sa se desfasoare conform programului. Daca aceasta conditie este indeplinita, organizatorul poate sta linistit pe timpul evenimentului. Nu plecati din sala intr-o pauza de cafea, e bine sa ai sub supraveghere ceea ce se intampla. Organizatorul nu ia pauza o data cu invitatii, ci dupa plecarea lor.

Dupa eveniment faceti o analiza a celor intamplate. Puneti pe hartie ceea ce ati invatat din acest eveniment si ce puteti face mai bine pe viitor.