Legea privind arhivarea documentelor in forma electronica

Sediul materiei

:
Legea nr. 135/2007

Primirea unui document in forma electronica in arhiva electronica este conditionata de indeplinirea urmatoarelor cerinte:
a) semnarea documentelor in forma electronica, cu semnatura electronica extinsa a titularului dreptului de dispozitie asupra documentului, denumita in continuare semnatura electronica;
b) valabilitatea semnaturii electronice a titularului dreptului de dispozitie asupra documentului;
c) depunerea cheii de criptare si decriptare pentru documentele criptate care cad sub incidenta Legii Arhivelor Nationale nr. 16/1996, cu modificarile si completarile ulterioare;
d) transmiterea informatiilor prevazute la art. 8 alin. (2).

Administratorul arhivei electronice, cu semnatura electronica, in care se atesta si faptul ca documentul respectiv are valoare de original sau copie, conform hotararii titularului dreptului de dispozitie asupra documentului. Documentul in forma electronica, astfel identificat, este arhivat in locatia stabilita de administratorul arhivei electronice.
(2) Administratorul arhivei electronice ataseaza, pentru fiecare document in forma electronica arhivat, o fisa in forma electronica, ce va contine cel putin urmatoarele informatii:
a) proprietarul documentului in forma electronica;
b) emitentul documentului in forma electronica;
c) titularul dreptului de dispozitie asupra documentului;
d) istoricul documentului in forma electronica;
e) tipul documentului in forma electronica;
f) nivelul de clasificare a documentului in forma electronica;
g) formatul digital in care este arhivat documentul in forma electronica;
h) cuvintele-cheie necesare identificarii documentului in forma electronica;
i) elementele de localizare a suportului fizic;
j) identificatorul unic al documentului in forma electronica, in cadrul arhivei electronice;
k) data emiterii documentului;
l) data arhivarii;
m) termenul de pastrare a documentului.
(3) In cazul in care documentul in forma electronica a fost generat prin transferarea informatiei de pe suport analog pe suport digital, fisa va contine in plus urmatoarele informatii:
a) referiri la proprietarul originalului si locatia in care se gaseste originalul;
b) metoda de transfer utilizata;
c) dispozitivul hardware utilizat;
d) programul de calculator utilizat

Regimul de acces la un document in forma electronica, precum si modificarea acestuia se stabilesc exclusiv de catre titularul dreptului de dispozitie asupra documentului printr-un act, care va fi semnat atat de titularul dreptului de dispozitie asupra documentului, cat si de administratorul arhivei electronice.
(2) Regimul de acces la documentul in forma electronica, stabilit in conformitate cu alin. (1), va fi inscris in fisa de format electronic a documentului, iar actul prin care s-a stabilit acest regim, generat electronic sau transferat in format electronic, va constitui o anexa a documentului arhivat.
(3) Administratorul arhivei electronice este obligat sa respecte regimul de acces la document, stabilit conform alin. (1), atat la arhivare, cat si la acordarea accesului la documentul in forma electronica din arhiva.
(4) Raspunderea pentru stabilirea regimului de acces la un document in forma electronica revine in exclusivitate titularului dreptului de dispozitie asupra documentului, iar raspunderea pentru respectarea regimului de acces la documentul in forma electronica, atat la arhivare, cat si la acordarea accesului la document, revine administratorului arhivei electronice.

Infractiuni si contraventii

Nerespectarea dispozitiilor prezentei legi atrage, dupa caz, raspunderea contraventionala, civila sau penala.
Divulgarea, de catre administratorul arhivei electronice, a cheii de criptare constituie infractiune si se pedepseste cu inchisoare de la unu la 3 ani.

Accesarea neautorizata a documentelor din arhiva electronica constituie infractiune si se pedepseste cu inchisoare de la 3 luni la 3 ani.
Copierea neautorizata a documentelor din arhiva electronica constituie infractiune si se pedepseste cu inchisoare de la unu la 12 ani.
Modificarea neautorizata a documentelor din arhiva electronica constituie infractiune si se pedepseste cu inchisoare de la unu la 15 ani.

Distrugerea arhivei electronice constituie infractiune si se pedepseste cu inchisoare de la 6 la 15 ani.

Contraventiile prevazute la art. 24 se sanctioneaza cu amenda de la 3.000 lei la 10.000 lei.

Constatarea contraventiilor si aplicarea sanctiunilor prevazute in cadrul prezentului capitol sunt de competenta personalului cu atributii de control din cadrul autoritatii de reglementare si supraveghere specializate in domeniu.

(2) Contraventiilor prevazute in prezentul capitol le sunt aplicabile prevederile Ordonantei Guvernului nr. 2/2001 privind regimul juridic al contraventiilor, aprobata cu modificari si completari prin Legea nr. 180/2002, cu modificarile si completarile ulterioare.

Av. Coltuc Marius Vicentiu