Visa: Companiile europene nu-si gestioneaza bine cheltuielile de calatorie

Astfel, o treime din companiile europene nu stiu ce procent din cheltuielile lor se refera la calatorii, potrivit studiului Visa, pregatit de agentie de sondaje de opinie Ipsos Mori si intitulat „Administrarea cheltuielilor de calatorie”, relateaza NewsIn.

In ciuda faptului ca acest gen de cheltuieli acopera de obicei intre 8% si 10% din totalul costurilor operationale, multe companii inca nu au facut pasii necesari pentru reactualizarea si imbunatatirea modului in care isi gestioneaza cheltuielile de calatorie.

„Raportul nostru subliniaza faptul ca, pentru majoritatea companiilor, administrarea cheltuielilor de calatorie inca reprezinta un soi de cosmar, cand nu ar trebui sa fie deloc asa”, a spus Luc Janssen, vicepresedintele Visa Commercial.

In ciuda faptului ca aceste cheltuieli pentru calatorii si divertisment acopera un procent semnificativ din costurile operationale, multe companii inca nu au facut pasii necesari pentru a reactualiza si imbunatati modul in care gestioneaza acest proces, a adaugat acesta.

Oficialii a 301 mari companii europene chestionate pentru acest studiu au recunoscut ca toate cheltuielile lor pentru calatorii si divertisment consuma resurse importante si sunt dificil de administrat, din cauza politicilor adesea fragmentate si inconsistente.

Astfel, 85% dintre companii isi produc propriile rapoarte din mai multe surse de date, iar aproape o treime (32%) inca primesc doar rapoarte pe hartie din partea furnizorilor.

O prioritate pe lista de imbunatatiri pentru 47% din firme

Administratorii companiilor au devenit atat de preocupati de aceste aspecte, incat 47% au citat cheltuielile de calatorie ca fiind o prioritate pe lista de imbunatatiri, dupa cum arata un alt sondaj recent realizat de Visa International.

Peste trei sferturi din companiile incluse in sondaj apeleaza la o agentie de voiaj, in cadrul eforturilor de administrare a cheltuielilor de calatorie.

De asemenea, companiile au luat masuri de imbunatatire a procesului de administrare a cheltuielilor de calatorie prin introducerea unor conturi si carduri de plata corporative, care impreuna acopera 56% din cheltuielile de calatorie, se arata in studiu.

23% din costurile de calatorie, platite prin card personal

Cardurile de plata personale sau platile efectuate in numerar, inca reprezinta – in mod surprinzator – 23% si respectiv 13% din costurile de calatorie, arata studiul.

Cum peste o treime din angajati inca trebuie sa isi acopere propriile cheltuieli de calatorie, multe companii maresc in mod inutil volumul de munca pe care trebuie sa il depuna angajatii, agentiile de voiaj si personalul departamentelor financiare, cand se recupereaza aceste cheltuieli, se spune in studiu.

Studiul a confirmat ca un alt element extrem de solicitant pentru o companie este cumpararea si achitarea costurilor aferente calatoriilor. Astfel, in medie, treisprezece persoane cu atributii financiare sunt implicate in administrarea cheltuielilor de calatorie.

De asemenea, rolul agentiilor de voiaj variaza considerabil, dupa cum arata studiul. Desi aproape toate companiile incluse in sondaj apeleaza la o agentie de voiaj care sa faca rezervari pentru biletele de avion sau de tren ale angajatilor, o proportie mai mica (42%) apeleaza la acestia pentru a face rezervari la hotel sau pentru a inchiria automobile.

Sondajul confirma ca Visa ar fi furnizorul preferat al unui cont pentru calatorii: doua din fiecare cinci companii (41%) sunt in favoarea sa, ceea ce reprezinta un vot de aprobare cu aproximativ 21% mai consistent decat cel acordat urmatorului furnizor preferat.

Firmele tin la secret metodele de economisire

„Desi contul pentru calatorii se bucura de extrem de multa popularitate in randul companiilor care le utilizeaza – 81% au fost satisfacute de acest produs – gradul general de informare referitor la acest tip de cont era scazut: doar o singura companie din cinci a declarat ca stia de existenta acestui produs”, a mentionat Janssen.

„In mod clar, este putin probabil ca o companie sa povesteasca rivalelor sale despre o modalitate de a economisi timp si bani – poate ca acesta este motivul!”, a adaugat el.

„Administrarea cheltuielilor de calatorie, o analiza a perceptiilor si potentialului in Europa” a fost un sondaj pregatit pentru Visa Commercial de Ipsos Mori.

Studiul a examinat practicile actuale de administrare a cheltuielilor in companiile din Franta, Germania si Italia, in anul 2006. Au fost incluse in sondaj 301 de mari companii europene, avand un numar de angajati cuprins intre 250 si 5.000.