Cum risipesc firmele banii: scad costurile cu angajatii, dar cheltuiesc mult mai mult pe birouri nefolosite

Cum pierd companiile acesti bani? Din studiul Regus reiese ca 38% din spatiul de birouri inchiriat de o companie (incluzand aici si zonele salilor de conferinte sau spatiile de relaxare) ramane neutilizat, in orice moment al zilei.

Regus este o companie fondata in Belgia, care opereaza in 80 de tari, printre care si Romania, si are in portofoliu 1.000 de centre de afaceri, la nivel global.

Printre motivele cresterii spatiului nefolosit sunt restructurarile de personal determinate de criza economica, cresterea numarului de angajati part-time sau freelanceri, cresterea outsourcing-ului. De exemplu, in ultimii 2 ani, reducerile de personal au fost la ordinea zilei.

Cum reducerea costurilor ramane inca una dintre cele mai acute probleme din mediul de afaceri, administratorii proprietatilor incep sa introduca strategii care combina formele de inchiriere traditionale cu modalitati de plata flexibile, de tipul „platim in functie de ce utilizam”, spun reprezentantii Regus. Acest tip de abordare permite companiilor sa reactioneze rapid la schimbarile pietei.

John Hampton, vicepresedintele diviziei de solutii pentru companii a Regus, considera ca aceste tipuri de solutii hibrid vor deveni o norma in urmatorii 10 ani.

In mod traditional, spatiile de birouri se inchiriaza pentru perioade lungi de timp, de circa 10 ani. Este posibil insa ca in acest interval, numarul de angajati sa scada, astfel ca spatiul va ramane neutilizat. De aceea, companiile trebuie sa isi previzioneze din timp evolutia fortei de munca, spun reprezentantii Regus.

Cel mai mult irosesc pe birourile nefolosite companiile din China (peste 70 mld. dolari pe an), SUA (peste 51 mld. dolari) si India (44 mld. dolari). In Marea Britanie si Franta, companiile cheltuie pe birourile nefolosite cate 9 mld. dolari, iar in Germania suma depaseste 13 mld. dolari.

Companiile din Japonia cheltuiesc in jurul a 30 mld. dolari anual pe spatii de birouri inchiriate, dar care nu sunt folosite.

In economiile mature din vestul Europei, companiile platesc pentru spatiul de lucru al fiecarui angajat intre 8.000 si 9.000 de dolari pe an, in timp ce in SUA, aceasta suma este de maxim 7.000 de dolari, iar in Japonia ajunge si la 11.000 de dolari. In orasele chineze si indiene aceste sume sunt de circa 4.000 de dolari pe angajat anual.

Desi sumele platite pe post de lucru sunt considerabile, studiile arata ca in medie birourile sunt ocupate zilnic doar in proportie de 45%. Astfel, o companie cu 2.000 de angajati cheltuile anual inutil circa 6 mil. dolari, in timp ce in cazul unei companii cu 10.000 de angajati aceasta suma urca spre 30 mil. de dolari.

Modelul de business al Regus presupune inchirierea de spatii de lucru pentru diferite intervale de timp, atat cat le sunt necesare angajatilor unei companii, incepand chiar de la o ora.Business-ul a avut in prima instanta ca public tinta oamenii de afaceri care calatoreau si aveau nevoie de facilitatile unui birou pentru perioade scurte.