Ghidul complet pentru RO e-Factura. Noile reglementări pentru firme începând cu 1 ianuarie 2024

Ghidul complet pentru RO e-Factura.

Ghidul detaliază modalitatea de emitere corectă a facturilor, perioadele de colectare, sancțiunile care vor deriva din nerespectarea regulilor de raportare, precum și detalii punctuale, însoțite de capturi de ecran, pentru a explica etapizat cum se va face transmiterea facturilor în sistemul electronic.

Citește și: Ce poți cumpăra cu 1 leu din magazinele ANAF. Lista completă cu magazinele Fiscului din întreaga țară

Ghidul complet pentru RO e-Factura

Ministrul Finanțelor, Marcel Boloş, a declarat marți seaă  că e-Factura „va consolida eforturile de a proteja bugetul public”, fiind un mecanism de verificare a tranzacțiilor financiare. El a menționat într-o postare pe Facebook: „E-factura este un instrument în care am mare încredere că va consolida eforturile noastre de a proteja bugetul public și de a asigura o concurență echitabilă între contribuabili. Este o metodă prin care ne asigurăm că tranzacțiile respectă reglementările fiscale și nu sunt supuse manipulărilor frauduloase”.

Marcel Boloș a adăugat că, prin adoptarea facturării electronice, „eliminăm riscul utilizării facturilor false sau duplicate, deoarece fiecare tranzacție este înregistrată în mod unic”, distribuind ghidul creat de specialiștii ministerului pe pagina sa de Facebook.

Sistemul RO e-Factura va fi obligatoriu din 1 ianuarie 2024 pentru toate tranzacțiile de bunuri și servicii desfășurate în România, în cadrul relațiilor B2B. Sub 20% dintre companiile din România sunt înregistrate în noul sistem până în prezent. Standardizarea facturării electronice la nivel internațional oferă avantaje semnificative în combaterea fraudei TVA și vizează reducerea pierderilor din evaziune fiscală.

Prima fază, cuprinsă între 1 ianuarie 2024 și 30 iunie 2024, necesită ca toți operatorii economici, indiferent de statutul lor de înregistrare în scopuri de TVA, să raporteze în sistemul național RO e-Factura toate facturile emise în relații de tip business-to-business (B2B) și în relațiile cu instituțiile publice, cu excepția celor din relația B2G, pentru care utilizarea Ro e-Factura este obligatorie din 01 iulie 2022.

În cea de-a doua fază, începând cu 1 iulie 2024, emitenții de facturi electronice sunt obligați să le transmită destinatarilor prin intermediul sistemului RO e-Factura. Operatorii economici persoane impozabile nestabilite, dar înregistrate în scopuri de TVA în România, au aceeași obligație pentru tranzacțiile B2B care au loc în România.

Anumite operațiuni sunt scutite de la utilizarea sistemului RO e-Factura, printre care:

• Livrările de bunuri expediate sau transportate în afara UE de către furnizor sau de altă persoană în numele acestuia;
• Livrările de bunuri expediate sau transportate în afara UE de către cumpărătorul non-rezident sau de altă persoană în numele acestuia, excluzând bunurile transportate de cumpărător și folosite pentru ambarcațiuni și aeronave de agrement sau alte mijloace de transport private;
• Livrările intracomunitare de bunuri.

Facturarea electronică nu se aplică în cazurile specificate de art.6 din OUG nr.120/2021 și modificările ulterioare. Mai exact, furnizorii și prestatorii, persoane impozabile stabilite în România, în relații B2B sau cu instituții publice (excluzând relațiile B2G), precum și persoanele impozabile nestabilite, dar înregistrate în scopuri de TVA în România, sunt obligați să transmită facturile emise către destinatari, conform art.319 din Codul fiscal, cu excepția cazului în care ambii parteneri sunt înregistrați în Registrul RO e-Factura.

Termenul-limită pentru transmiterea facturilor emise în relații B2B sau cu instituții publice în România, în sistemul RO e-Factura, este de 5 zile lucrătoare de la emiterea facturii, dar nu mai târziu de 5 zile lucrătoare de la termenul-limită de emitere a facturii, arată ghidul de implementare. Încălcarea termenului limită pentru transmiterea facturilor în sistemul RO e-Factura constituie contravenție și se sancționează cu amendă de la 1.000 lei la 10.000 lei, în funcție de categoria de contribuabili. În mod excepțional, în perioada 1 ianuarie – 31 martie 2024, nerespectarea termenului limită pentru transmiterea facturilor în sistem nu se sancționează.

Începând cu 1 iulie 2024, în a doua etapă, emitenții de facturi electronice sunt obligați să le transmită prin sistemul RO e-Factura. Din aceeași dată, pentru tranzacțiile între persoane impozabile stabilite în România, sunt considerate facturi valide doar cele care îndeplinesc condițiile OUG nr. 120/2021. Acceptarea facturii electronice de către destinatar este necesară, cu excepția cazului facturilor care respectă condițiile OUG nr.120/2021 și modificările ulterioare.

Primirea și înregistrarea de către destinatari, persoane impozabile stabilite în România, a unei facturi emise de operatori economici români în relații B2B, fără transmiterea acesteia prin sistemul RO e-Factura, constituie contravenție și se sancționează cu o amendă egală cu cuantumul TVA înscris în factură.

Factura electronică este un fișier electronic, în format XML, pe baza standardului european EN 16931 -1+A1 „Facturarea electronică – Model semantic de date pentru elementele esenţiale ale unei facturi electronice” și regulile naţionale RO-CIUS prevăzute în legislaţia naţională.

Exemplarul original al facturii electronice, potrivit ghidului, se consideră fișierul de tip XML însoţit de sigiliul electronic al Ministerului Finanţelor. Pentru completare corecta a fișierului XML se utilizează următoarele reguli: – reguli operaţionale – regulile impuse de standardul european de facturare SN 16931 – reguli CIUS (Core Invoice Usage Specification) – impuse de legislaţia din România – verificarea cu alte baze de date.

Pentru utilizarea și accesarea sistemului RO e-Factura, operatorii economici trebuie să fie înregistraţi în Spaţiul Privat Virtual (SPV). Pentru înregistrarea în Spaţiul Privat Virtual operatorii economici pot accesa informaţiile disponibile pe site-ul ANAF. De asemenea, informaţii suplimentare privind înregstrarea în SPV sunt disponibile pe canalul de Youtube al Agenţiei Naţionale de Administrare Fiscală. Emiterea/transmiterea unei facturi în format XML se poate realiza prin două metode:

• Servicii web – utilizarea unei aplicaţii proprii, prin interconectarea cu sistemul RO eFactura folosind o serie de micro-servicii expuse sub forma unei API (Application Programming Interface);
• Încărcare web – utilizarea aplicaţiei puse la dispoziţie în mod gratuit de către Ministerul Finanţelor.

Pentru generarea fișierului, pot fi consultate următoarele documente:

– ghidul pus la dispoziţie de către ASRO4;

– Manualul de utilizare a aplicaţiei RO e-Factura, disponibil pe site-ul ANAF;

– documentaţia tehnică disponibilă pe secţiunile dedicate ale paginilor web ale Ministerului Finanţelor și ANAF.

Astfel, în cazul în care deponenții nu dispun de o aplicaţie proprie pentru generarea facturii electronice, pot utiliza aplicaţia gratuită pentru completarea datelor de facturare și transmiterea facturii electronice. Ghidul furnizează detalii punctuale, însoțite de capturi de ecran pentru a explica etapizat cum se va face transmiterea facturilor în sistemul electronic. În vederea transmiterii facturii trebuie ca operatorii economici să fie înregistraţi în Spaţiul Privat Virtual și autentificaţi pe portalul www.anaf.ro, prin accesarea butonului Autentificare cu certificat.

Citește și: ANAF vinde bunurile de sărbători. Magazinele din România unde îţi poţi reînnoi garderoba sau decora casa cu câţiva lei