CARIERE

Cum pacalesti timpul daca nu ai o bagheta magica: 4 lucruri care te ajuta sa-ti organizezi mai bine fiecare zi

08 septembrie 2014, ora 00:03, autor(i): Andra Troasca 
Aboneaza-te la: RSS   Trimite prin: LinkedIn
time.jpg
Corporatisti sau nu, cu totii ne dorim din cand in cand sa avem o bagheta magica. Ea ne-ar ajuta sa jonglam cu timpul nostru, astfel incat sa ne ajunga cele 24 de ore ale zilei. Pentru ca am ajuns sa pretuim mai mult o organizare optima a timpului, decat gandul ca am realizat tot ce ne-am propus. Degeaba am bifat toate lucrurile pe plan profesional, daca asta a insemnat sacrificarea vietii personale. Deci, cum putem fructifica fiecare zi?

"Fiecare dintre noi cred ca ne-am dorit la un moment dat o bagheta magica cu ajutorul careia sa putem influenta timpul. Uneori ne dorim ca minutele sa treaca mai repede, alteori visam sa ramanem intr-un moment preferat la nesfarsit. Experienta mi-a demonstrat ca nu exista trucuri pentru a pacali timpul si in final totul se rezuma la cat de bine reusim sa fructificam cele 24 de ore pe care le avem la dispozitie", spune Mihai Arghire (foto), tanarul antreprenor care conduce compania de training si consultanta Brightway. 

El crede ca un management al timpului eficient este strans legat de nivelul de fericire pe care fiecare dintre noi il resimte la finalul unei zile.

"Degeaba am fost punctual, organizat si am realizat multe sarcini, daca nu am facut acele lucruri care conteaza cu adevarat in viata mea, atat din punct de vedere profesional cat si personal", mai spune Arghire.



Oficialul Brightway a oferit cititorilor DailyBusiness.ro o schema de organizare a timpului care poate avea rezultate la oricine, inserand si exemple cu care s-a confruntat personal:

1. Perspectiva asupra timpului

Un prim factor important care ne influenteaza rezultatele este chiar perspectiva noastra asupra timpului. Spre exemplu, este bine sa invatam din greseli, dar daca ramanem agatati intr-un eveniment negativ din trecut, putem foarte usor sa ne pierdem curajul si increderea in propriile forte si incepem sa consumam foarte mult timp inainte de a incepe o actiune de teama sa nu gresim ceva. Cu alte cuvinte devenim ineficienti.

Sau, pe de alta parte, este fantastic sa traim clipa, dar daca ne ghidam viata numai prin prisma acestei paradigme s-ar putea sa ajungem la un moment in care sa simtim un gol interior si sa avem impresia ca lucrurile importante trec pe langa noi si nu folosim asa cum ar trebui cele 24 de ore.

Am intalnit de asemenea foarte multe persoane orientate catre rezultatele pe care vor sa le obtina in viitor, dar care mereu asteptau ceva si traiau o stare permanenta de nemultumire, crezand intotdeauna ca vor fericite nu acum, ci abia dupa ce vor indeplini un set de actiuni. Asadar, este foarte important sa existe un echilibru intre trecut, prezent si viitorul pe care dorim sa-l construim. 

2. Agenda 

Un alt instrument care ne ajuta sa avem succes pe orice plan al vietii este agenda. Stiu ca poate suna ca un cliseu, insa in momentul de fata, 80% din persoanele cu care iau contact nu utilizeaza asa cum ar trebui o agenda. 

Fiecare dintre cei pe care ii intreb "de ce?" imi marturiseste ca a folosit la un moment dat un instrument de organizare a timpului, dar din anumite motive a ajuns sa il abandoneze, considerandu-l inutil. Cele mai frecvente raspunsuri sunt: "degeaba imi fac programul, oricum apar lucruri neprevazute care imi dau totul peste cap", "pierd prea mult timp facandu-mi agenda", "n-am nevoie, am o memorie foarte buna". 

Personal, cred ca esecul multor persoane atunci cand isi fac o agenda pleaca de la setarea unui buget de timp disproportionat. Din dorinta de a face foarte multe lucruri, atunci cand facem planificarea unei zile ne stabilim un set ambitios de activitati pentru a doua zi. 


Ar trebui sa planificam doar 60-70% din timpul pe care il avem, restul sa-l lasam neocupat pentru ca va aparea cu siguranta ceva neprevazut 


Problema este ca, insumand durata reala de executie a fiecarei sarcini, ajungem la un timp care in multe cazuri depaseste 12 ore. De aceea, la finalul zilei constatam ca am avut o prioritizare deficitara si ca au ramas multe activitati nerealizate, fapt care produce dezamagire.

In plus, intotdeauna va aparea ceva neprevazut. Daca vom ocupa cele 8-9 ore de lucru in totalitate, chiar si calculand corect durata fiecarei activitati, tot vom ajunge in situatia in care agenda ne va incurca mai mult decat ne va fi de folos. Scopul agendei este sa ne ofere mai mult control asupra programului zilnic si sa ne ajute sa realizam activitatile cu adevarat importante. De aceea ar trebui sa planificam doar 60-70% din timpul pe care il avem, restul sa-l lasam neocupat pentru ca va aparea cu siguranta ceva neprevazut. 

3. Obiceiuri bune 

Desi iubim creativitatea, creierul functioneaza intr-o mare parte pe baza rutinelor si a obiceiurilor. Daca acestea nu ar exista, ar fi aproape imposibil sa functionam. Imaginati-va cum ar fi ca atunci cand ne urcam in masina, pedalele si toate instrumentele de bord sa fie aranjate de fiecare data altfel. Cel mai probabil ar fi un chin.

Este foarte important sa ne analizam propriul mod de lucru si sa descoperim atat obiceiurile pozitive, cat si cele cu impact negativ. Cu cat un obicei este mai vechi, cu atat el este mai adanc inradacinat in mecanismele noastre cognitive, deci mai greu de schimbat. Orice schimbare este o provocare insa, odata ce deprindem obiceiuri sanatoase, activitatile realizate nu vor mai fi o povara, ci vor deveni o normalitate.


Cu cat un obicei este mai vechi, cu atat el este mai adanc inradacinat in mecanismele noastre cognitive 


Iata cateva exemple de obiceiuri care pe mine m-au ajutat sa fiu mai productiv: trezitul de dimineata inaintea celorlalti, inceperea zilei de lucru cu cea mai importanta sarcina din acea zi, mentinerea unui spatiu de lucru ordonat si bine organizat, ignorarea sarcinilor marunte, neimportante si mai putin urgente, care sunt numeroase si nu se termina niciodata. 

4. Gestionarea intreruperilor

Intreruperile au un impact major in productivitatea unei persoane. Atunci cand realizam o activitate complexa, intram pe fiecare minut ce trece intr-o stare de concentrare. Ca un atlet pe o pista de concurs, cu fiecare pas inainte, mintea este din ce in ce mai conectata la activitatea pe care o realizam. La fel cum atletul nu poate ajunge dintr-un pas la distanta de 800 de metri, mintea nu poate ajunge la starea optima de lucru dupa cateva secunde. 

Uneori, pentru a atinge concentrarea maxima sunt necesare minute bune. O intrerupere poate fi un coleg ce deschide usa biroului si ne bate pe umar, un apel telefonic ori pur si simplu un e-mail pe care il vedem ca intra in inbox si de curiozitate il deschidem. Omul este o fire curioasa, iar acel "bling" care anunta un nou e-mail care a intrat in inbox reprezinta in 99% dintre cazuri o tentatie prea mare pentru noi pentru a ne abtine sa deschidem si sa citim acel e-mail. De multe ori, astfel de mesaje nu anunta lucruri importante si puteau foarte bine sa fie citite peste cateva ore. Mai ales atunci cand suntem concentrati si realizam activitati importante, mesajele pot reprezenta o intrerupere care ne distrage de la realizarea acelei activitati.  


Nu e-mail-ul ne controleaza activitatea, ci noi alegem un moment oportun in care putem citi e-mailurile pentru a fi eficienti 


Primul lucru pe care il recomand este verificarea manuala a e-mailului la un interval potrivit domeniului de activitate in care activam. In acest fel, nu e-mail-ul ne controleaza activitatea, ci noi alegem un moment oportun in care putem citi e-mailurile pentru a fi eficienti. 

In al doilea rand, am vazut multe cazuri in care e-mailurile nu sunt structurate pe foldere si exista mii de mesaje in inbox. Inchipuiti-va, chiar si cu optiunea de cautare, cat de dificil este sa gasesti un e-mail receptionat acum cativa ani, cu un subiect pe care nu ti-l mai aduci aminte exact. Este foarte important ca mesajele sa fie structurate pe domenii, dupa o logica foarte bine definita si inbox-ul sa ramana gol. 

De multe ori, intreruperea reseteaza toti pasii concentrarii si mintea noastra ajunge precum atletul de pe pista de alergare din nou la linia de start, care are nevoie de o perioada de timp pentru a reveni la concentrarea necesara finalizarii cursei. Un sistem intern de tip "semafor", care avertizeaza colegii cand esti disponibil si cand ai treaba, poate elimina multe din intreruperi, bineinteles corelat cu o optimizare a fluxului de lucru intern.

Citeste si Workaholic cu acte. Cum au devenit corporatiile singurul teren stabil din viata ta
Comentariile acestui material
 
Numele complet:*
ex: Ion Popescu
Adresa de email:*
ex: ipopescu@yahoo.com
Site personal:
ex: http://www.dailybusiness.ro/
Comentariul tau:*
ATENTIE! Camp obligatoriu.
 
 
 
Steliana Rizeanu
Clinica Aquamarin in colaborare cu Centrul de formare Eurostudy va invita la un curs de formator autorizat acreditat CNFPA; participantii la curs...
Steliana Rizeanu
Clinica Aquamarin in colaborare cu Centrul de formare Eurostudy va invita la un curs de formator autorizat acreditat CNFPA; participantii la curs...
Steliana Rizeanu
Clinica Aquamarin in colaborare cu Centrul de formare Eurostudy va invita la un curs de formator autorizat acreditat CNFPA; participantii la curs...
Ultima ora
Vineri, 14 Decembrie 2018, 08:33
Alegeti frecventa cu care doriti sa primiti newsletterul:
Adresa dvs. de email:
Abonati-va la newsletter