Revolutia hamsterilor. Cum sa va gestionati mesajele de e-mail inainte ca ele sa va gestioneze.

Editura Meteor Press
Colectia Business

Pret 15 lei

Titlu original: The hamster revolution – How to manage your email before it manages you

Cartea intr-un minut:

Cartea este folositoare atat celor care sunt inghititi de avalansa de informatii transmise prin email, telefon, fax, intalniri fata in fata, cat si celor care mai au timp sa se organizeze si sa opreasca acest exces de informatie.

Cronica DailyBusiness

Situatia absurda, care necesita o revolutie, este reprezentata de faptul ca specialistii sunt obligati sa proceseze mai multe informatii decat este omeneste posibil, mai ales mesaje de e-mail cu o valoare informationala redusa. Ziua de lucru este stresanta, plina de intreruperi, cauzate de o avalansa de informatii dezorganizate si nestructurate.

Planul cartii este sa-i invete pe specialisti sa reduca volumul de e-mailuri, sa aduca imbunatatiri calitatii lor, sa-i instruiasca pe angajati pentru a trimite emailuri mai eficiente, sa organizeze stocarea informatiilor, sa realizeze fisarea si gasirea rapida a informatiilor.

Mesajele de e-mail si stocarea informatiilor consuma peste 40% din ziua de munca a unui specialist. Dependenta de email ii face sa verifice permanent cutia postala, desi numai unele mesaje sunt importante. Procesarea mesajelor devine activitatea cea mai frecventa imediat dupa cele necesare existentei in sine.

O companie pierde 6.000 dolari anual cu un specialist care primeste si expediaza 75 de mesaje pe zi si care foloseste 25 de zile anual pentru emailuri. La 1.000 de angajati, pierderile sunt de 6 milioane de dolari anual.
[quote=]Angajatii ajung ca niste hamsteri care alearga in interiorul unei roti, dar nu ajung nicaieri[/quote]
Obiectivul de inceput trebuie sa fie reducerea cu 20% a timpului dedicat mesajelor de email. Cea mai simpla tehnica este: trimiti mai putin, primesti mai putin.

Cercetarile spun ca la 5 mesaje primite, 3 necesita un raspuns. Daca un specialist trimite 5 emailuri, destinatarii lor ii trimit inapoi 3. Daca elimina doar unul din fiecare 5 mesaje pe care le expediaza, ei vor primi cu aproximativ 12% mai putine emailuri.

Pentru controlul cantitatii emailurilor, specialistii ar trebui sa verifice necesitatea si relevanta emailului, daca e corespunzator si profesionist si daca este distribuit precis. Un email este necesar daca destinatarul are nevoie de el pentru a-si face treaba. Ar trebui evitate mesajele care nu pot fi asociate unei nevoi specifice de munca, cele de multumire, cele redundante, cele incomplete.

Mesajele care ar putea incalca legile oficiale, ar trebui sa fie transmise in comunicari fata in fata, in loc de a crea un document care poate fi utilizat la tribunal.
[quote=]Mesajele care contin glume sau informatii cu incarcatura emotionala ar trebui sa fie reduse[/quote]
Reply-to-all este cea mai mare sursa a plangerilor legate de e-mail. Acest instrument ar trebui folosit numai pentru cei care doresc sa se angajeze in discutie.

Calitatea emailurilor poate fi imbunatatita prin sublinierea subiectului si organizarea continutului. Esenta poate fi subliniata prin folosirea categoriilor simple de subiecte.

Folosirea de date, ore si locuri explicite construieste contextul si da claritate. Primele 10 persoane care apar cu un volum mare de mesaje, ar trebui sa fie instruite sa trimita mesajele numai expeditorului primar.

Specialistii nu au timp sa se organizeze. De aceea, ei trebuie sa foloseasca numai patru dosare primare pentru a gasi cu usurinta informatiile. Cele patru dosare se refera la clienti, output, echipe si administratie. Solutia este sa alegi o singura metoda de clasificare a informatiilor si sa-i ramai fidel.