Ce este sediul social și când ai nevoie de unul?

Astfel, sediul social trebuie stabilit înainte de înmatricularea firmei. Mai jos, sunt explicate noțiuni precum când este necesar, care este rolul și cum se obține sediul social.

Ce este sediul social?

Sediul social este adresa obligatorie pe care asociații sau acționarii trebuie să o comunice Registrului Comerțului la înființarea unei societăți. Aceasta trebuie să se regăsească și în Actul Constitutiv al firmei și va fi aleasă în funcție de orașul/localitatea în care este înmatriculată compania respectivă.

Sediul social este și:

• o adresă de corespondentă la care o firmă primește documente oficiale și înștiințări de la autorități, precum ANAF-ul;
• o adresă la care se desfășoară activitățile administrative și juridice ale societății.

Sediul social trebuie să se regăsească și pe facturile emise și contractele încheiate de o societate.

Când aveți nevoie de un sediu social

Orice societate care este înregistrată în România are nevoie de un sediu social. Chiar și filialele și sucursalele înmatriculate de firme străine au nevoie de un sediu social în România. Până și firmele care își desfășoară activitățile online au nevoie de un sediu social, mai ales că acesta nu trebuie să fie același cu un punct de lucru, de exemplu. Pentru a delimita rolurile fiecăruia, găsiți aici mai multe detalii despre sediul social.

Sediul social trebuie stabilit înainte de pregătirea documentelor de înmatriculare a firmei, procedură care se poate realiza pe platforma La Registru, simplu și rapid.
Persoanele Fizice Autorizate (PFA) au nevoie de un sediu profesional, care poate fi adresa de domiciliu sau un alt spațiu din care își pot desfășura activitatea, în funcție de nevoi.

Cum se stabilește sediul social

În România, sediul social se poate obține pe mai multe căi, și anume:

• prin utilizarea unei proprietății deținute de unul dintre asociați sau acționari;
• prin închirierea unui spațiu;
• prin folosirea unui spațiu printr-un contract de comodat;
• prin achiziționarea unui serviciu de găzduire a sediului social.

Pentru obținerea sediului social trebuie pregătite anumite documente.

Documente necesare la obținerea unui sediu social

Principala diferență între modalitățile de obținere a sediului social este dovada, adică documentul justificativ ce trebuie depus la Registrul Comerțului. Astfel:

• în cazul utilizării unei proprietăți, este necesar Titlul de Proprietate al clădirii/apartamentului respectiv;
• în cazul unui spațiu închiriat, este nevoie de contractul de închiriere;
• contractul de comodat este actul necesar la utilizarea unui spațiu cedat de un terț;
• contractul încheiat cu prestatorul de servicii în cazul găzduirii sediului social.

În afara serviciului de găzduire, este bine de știut că vor fi necesare și alte acte și se vor face verificări pentru conformitatea sediului social. Documentele adiționale care trebuie depuse la Registrul Comerțului sunt:

• cererea de înregistrare a sediului social;
• Actul Constitutiv al societății;
• copii după actele de identitate ale administratorilor și asociaților.

La stabilirea sediului social într-un bloc de locuințe este nevoie și de acordul vecinilor pentru folosirea adresei în acest scop, ceea ce poate îngreuna alegerea acestei variante. De aceea, în ultimii ani, găzduirea sediului social a devenit destul de populară, deoarece este simplu de obținut și mult mai ieftină în comparație cu o chirie tradițională.

Sediul social este unul dintre cele mai importante elemente de identificare ale unei firme. Acesta trebuie stabilit înainte de înființarea unei societăți și este necesar atât pentru a primi corespondența oficială, precum și pentru a fi înscris pe documentele fiscale emise de compania respectivă. Stabilirea să se face în funcție de disponibilitatea unei adrese proprii, însă există și variante eficiente precum găzduirea care pot fi folosite în siguranță.