Cum amenajezi biroul ca sa ai angajati fericiti

Sa-ti inghesui angajatii intr-un birou micut, haotic si incomod, ar putea fi o solutie pentru a mai reduce din cheltuieli, insa pe termen lung s-ar putea sa pierzi pe partea de resurse umane, iar productivitatea sa scada. Intr-adevar poate fi dificil pentru sefi, mai ales in cazul unor firme mai mici, sa gaseasca spatiul, timpul si banii necesari pentru a "upgrada" spatiul de lucru, insa din investitie ar putea rezulta mai mult decat un birou "frumusel".

Ce zici de cutiile acelea din colt sau de lumina fluorescenta? Acestea, impreuna cu alti "factori de stres" - absenta luminii naturale, zgomotul, inghesuiala - ii vor epuiza incet, dar sigur, pe angajati. Acestora li se va risipi "cheful" de munca si nu vor mai investi aceleasi resurse in realizarea sarcinilor zilnice.

Un studiu al British Council for Offices (Consiliul Britanic pentru Birouri) arata ca spatiul de lucru influenteaza puternic satisfactia angajatului la locul de munca (ponderea spatiului in gradul de satisfactie total este de 25%-n.r.)si ca un birou confortabil reduce absenteismul cu pana la 15% , crescand totodata productivitatea cu 20%.

Prin urmare, acel "plus" la capitolul productivitate ar trebui sa conteze, mai ales pentru firmele mici, care depind de munca unui numar restrans de angajati.

Iata cateva exemple de elemente care conteaza atunci cand vine vorba de amenajarea spatiului de lucru, inventariate de Business Insider, allBusiness  si HubPages.

1.Mi-e frig! Ba nu, mi-e cald! Angajatii isi doresc ca in biroul lor sa nu fie nici prea cald, nici prea rece. Ei au nevoie de o temperatura optima care sa le permita sa munceasca si sa dea randament. Este dificil de spus ce este mai "deranjant": sa ai mereu un pulover extra la indemana sau sa transpiri in tinuta office obisnuita.

Totusi, pentru angajati ambele variante sunt neplacute, iar temperaturile extreme duc, pe termen lung, la scaderea productivitatii.

Cercetatorii de la Universitatea de Tehnologie din Helsinki, Finlanda, au descoperit ca temperatura optima pentru munca la birou este de 22 grade Celsius. Potrivit specialistilor, productivitatea scade cu 2% pentru fiecare grad in plus in intervalul 25-31 grade Celsius.

Aceste date sunt sustinute si de alte studii de specialitate. De exemplu, analizand cladirile de birouri cu temperaturi relativ ridicate - legea japoneza prevede ca termostatul cladirilor de birouri sa fie setat la 28 de grade Celsius pe timp de vara - un  profesor de la Universitatea Waseda din Japonia a demonstrat ca productivitate scade cu 2,1% cand temperatura medie din interior creste cu un grad Celsius.

Prin urmare, daca problema este caldura de pe timpul verii, atunci fie te poti orienta catre spatii spre care Soarele bate doar dimineata, fie poti instala aparate de aer conditionat. Stim, costurile in ceea ce priveste energia consumata de aceste aparate pot fi mari, insa nimeni nu vrea angajati "sictiriti" si transpirati.

Pe de alta parte, daca biroul are o problema cu frigul, atunci poti apela la caloriferele electrice, care in functie de marimea spatiului, pot face "minuni". De asemenea, daca inchiriezi spatiul si acesta trebuie "aranjat de la zero", poti lua in calcul varianta izolarii termice

2.Cu ochii in soare. Nici nu iti imaginezi cat de mult conteaza lumina naturala. Atat pentru sanatatea angajatilor, cat si pentru psihicul lor. Sa lucrezi intr-un loc intunecos, cu pereti inchisi, la lumina becurilor sau neoanelor nu se incadreaza in topul celor mai optime conditii de munca.

Atunci cand un angajat nu isi poate da seama daca afara e intuneric, lumina, innorat sau insorit, productivitatea scade.

Solutia? Daca este posibil si spatiul total iti permite, amenajeaza birourile propriu-zise astfel incat un numar cat mai mare de angajati sa beneficieze de lumina naturala. Daca nu se pot face aceste permutari sau daca lucrati de demisol, de exemplu, poti incuraja pauzele in aer liber. Bineinteles, cu masura!

3. In ritm cu muzica. Cercetatorii de la Universitatea Stanford au aratat ca muzica sporeste activitatea cerebrala, inclusiv acea parte a creierului care se ocupa cu focusul, concentrarea.

Intr-adevar, sa iti lasi angajatii sa asculte muzica nu pare tocmai profesional si nici nu se incadreaza in normele de disciplina, insa muzica creste capacitatea creierului de a se concentra. Asa ca le poti permite angajatilor sa asculte muzica la casti, la un volum rezonabil, cat sa nu se deranjeze unii pe ceilalti.

Prin urmare, ce zici de un set de casti pentru fiecare birou sau o muzica in surdina?!

4.Confortabil? Designul biroului ar trebui sa aiba o oarecare legatura cu sanatatea, confortul si productivitatea angajatului. Scaunele a caror inaltime nu este ajustabila si birourile prea inguste inseamna dureri de spate si disconfort.

Nu zice nimeni sa dai buzna in magazin si sa cumperi mobilier dupa ultimele tendinte. Dar inainte sa cumperi mobilierul, il poti incerca sa vezi cum ti se pare. Tu cum te simti? Gandeste-te cateva minute la nevoile angajatilor tai. De exemplu,poate unii angajati sunt mai scunzi, altii mai inalti, ceea ce inseamna ca birourile trebuie sa aiba o inaltime adecvata ambelor cazuri, asta daca nu cumperi scaune ajustabile.

Nu cumpara dulapuri foarte inalte. Ar fi deranjant ca cineva sa se urce mereu pe scaun ca sa ajunga la raful de sus.

5. "Al meu si numai al meu". Incurajeaza-ti angajatii sa isi personalizeze birourile cu lucruri care ii ajuta sa lucreze confortabil - "tavita" pentru tastatura, ecran de protectie, veioza, perna pentru spate -  si sa isi ajusteze scaunele in functie de inaltime.

Totodata, poti sa ii incurajezi sa isi aduca diverse lucruri pentru a-si decora biroul- o poza cu cei dragi, cana preferata, o jucarie de plus, o minge antistres, etc. Astfel, se vor simti in largul lor si vor avea alt tonus.

6.Imaginea de ansamblu. Incearca sa le facilitezi angajatilor accesul la resursele comune. Aseaza imprimanta, faxul sau xerox-ul in zone accesibile fie tuturor, fie celor care au nevoie frecventa de aceste echipamente.

De exemplu, evita sa asezi xerox-ul in biroul unei persoane care nu prea are nevoie de el, pentru ca la un moment dat se va satura de cei care vin constant pentru a utiliza aparatul.

Totodata, "strange-i la un loc" pe cei care lucreaza impreuna zi de zi pentru a imbunatati colaborarea si a omogeniza echipa.

Daca este posibil, separa-i pe angajatii mai "galagiosi" de restul - de exemplu, cei de la "suport clienti" sau "vanzari" sunt nevoiti sa vorbeasca des la telefon si i-ar putea deranja la un moment dat pe cei care au nevoie de liniste, precum "contabilitatea" sau "proiectarea".

Tot la acest capitol, incadram si spatiu liber, asa ca incearca sa aranjezi birourile astfel incat sa obtii cat mai mult loc de trecere, iar angajatii sa se deplaseze lejer. Gandeste pe verticala! Respectiv, in loc sa folosesti mini-dulapuri sau masute, apeleaza la rafturi si cuburi ce pot fi amplasate pe pereti, deasupra spatiilor de lucru.

Foloseste-te de mobila ajustabila, care este ideala pentru firmele in curs de dezvoltare, dar cu spatiu limitat, sau pentru cele care isi reconfigureaza periodic organigrama.