Birocratie in companii: Pana la 30% din activitati se dovedesc inutile

Constantin Stan (foto), directorul diviziei de management al proceselor a grupului Ascendis, a explicat pentru DailyBusiness.ro ce probleme au organizatiile si cum se rezolva acestea, in conditiile in care doar 7% din activitatile unei firme au realmente valoare pentru client.

Chiar daca ponderea activitatilor care au valoare pentru client este foarte redusa, asta nu inseamna ca firmele trebuie sa renunte la peste 90% din activitati. Acesta sunt activitati necesare derularii business-ului, precum cele de contabilitate sau HR sau pur si simplu activitati reglementate de lege la care nu se poate renunta.

Totusi, sunt si multe activitati fara niciun fel de valoare, birocratice, care pot fi eliminate.

„Printre aceste activitati se numara raportari inutile, sunt companii in care am gasit 16 tipuri de rapoarte la care munceau 3 oameni timp de o saptamana si nimeni nu stia la ce folosesc, mai sunt lanturi foarte lungi de aprobari sau repetarea anumitor activitati”, spune Constantin Stan.

Prin renuntarea la unele din aceste activitati, procesele sunt reduse ca durata si cu 60%, mentioneaza Stan, specialist in metoda Lean Six Sigma, un sistem de imbunatatire a proceselor care se bazeaza pe eliminarea activitatilor fara valoare si pe eliminarea defectelor. Stan mentioneaza ca in general, ca medie, procesele pot fi reduse ca durata cu 30-40% prin sistemul Lean. Six Sigma se ocupa de produsul final, reduce defectele.

Cum este cererea pentru aceasta metoda si in general pentru consultanta in managementul proceselor pe plan local? Din acest punct de vedere, a explicat ca piata locala a trecut prin mai multe etape.

„In 2008, companiile private au reactionat emotional si a urmat un val de concedieri care nu si-a aratat rezultatele. La mijlocul lui 2009, deja exista o atitudine fatalista in fata crizei, de tipul ‘am incercat tot si nu a functionat’, iar din 2010 firmele au inceput sa isi modifice optica la modul ca nu ar strica sa inceapa si programe de acest tip”, a declarat Stan.

„Acum, suntem deja in faza in care clientii vin de la sine. Nu trece o zi in care sa nu primesc o cerere, fie de instruire in aceasta metoda, fie de consultanta. De la inceputul anului am angajat deja 3 noi consultanti si probabil ne vom mai mari echipa”, a mai spus reprezentantul Ascendis.

El a adaugat ca divizia percepe doar fee de performanta in cadrul acestor proiecte. „Pana acum nu s-a intamplat sa nu fim platiti”, precizeaza Stan.

Un proiect de management al performantei dureaza in general 2-3 luni si presupune mai multe etape. Prima etapa este cea de diagnoza, in care se analizeaza sistemul existent si probleme din procese. Etapa dureaza intre doua saptamani si o luna, iar consultantii se intalnesc cu toti oamenii care sunt implicati in procese. Dupa care se realizeaza un raport de diagnoza cu observatiile de rigoare.

Care sunt problemele cele mai frecvente observate in aceasta prima etapa? Lipsa de comunicare intre departamente, dar si a coeziunii intre obiectivele fiecarui departament.

Apoi urmeaza imbunatatirile rapide, o serie de decizii care pot fi implementate rapid si cresc performanta in procese.

„De multe ori, la work-shop-uri, angajatii din diferite departamente recunosc ca e pentru prima oana cand se intalnesc”, precizeaza Stan care a adaugat ca in sine aceste intalniri aduc cu sine revelatii, „cum ar fi, facem 16 rapoarte de care nimeni nu are nevoie”.

A treia etapa este o analiza a valorii si vizeaza eliminarea acelor actiuni care nu aduc valoare, astfel incat angajatii sa lucreze mai putin si mai eficient. „Facem o analiza a valorii in procese impreuna cu angajatii implicati si eliminam activitatile care nu aduc valoare”, spune Stan.

„Pentru client, nu are valoare ca trebuie sa ii copiezi o cerere in 5 exemplare. Spre exemplu, am lucrat pentru o companie din domeniul financiar, care atunci cand i se cerea o oferta, punea clientul sa ii dea zeci de documente, in timp ce competitorii ii dadeau acestuia pur si simplu oferta. Simpla eliminare a acestei actiuni a redus timpul cu 60% si a propulsat firma 4 locuri in top 10″, povesteste Stan.

Infiintata in 1997, Ascendis este una dintre cele mai mari companii de training, consultanta in domeniul dezvoltarii organizationale si teambuilding din Romania, cu o echipa de 35 de consultanti si facilitatori si cu un portofoliu de peste 140 de clienti constanti.

Printre clientii grupului se numara: Chevron-Texaco, Dacia Group, Kaufland, Romstal, BCR, BRD, Banca Transilvania, CEC Bank, Eureko, ING Asigurari de Viata, Piraeus Bank, Raiffeisen Group, Romstal Leasing, Astrazeneca, Bosch Rexroth, Titan SA, Continental Automotive, Danone, Ericsson Telecomunications Romania, Siemens, Orange, Romtelecom, Acvatot, CEZ, GDF Suez, Petrom.

Din acest an, compania a devenit, prin Ascendis Process Management, furnizor de training si centru international de examinare si certificare in domeniul Lean Six Sigma.

Printre cei mai importanti jucatori de pe piata locala de training se numara Trend Consulting, Codecs sau Human Invest.